Nesse artigo, abordaremos sobre a aplicabilidade da tecnologia para uma gestão efetiva de departamento jurídico (interno, aqui entendido como empresa e externo, aqui entendido como escritório de advocacia), no que tange a controle processual, mapeamento de risco e atuação preventiva. Afinal, quando falamos de uma carteira massificada, somente softwares conseguem integrar e organizar processos, coordenar o trabalho em equipe e proporcionar um alto nível de controle, que está diretamente relacionado à praticidade do trabalho e a redução de custos operacionais.

A utilização de mecanismos de tecnologia dentro de um departamento jurídico massificado, sem sombra de dúvidas, é primordial para uma efetiva prestação de serviços advocatícios. Seja para o escritório, enquanto operador daqueles processos que estão sob sua responsabilidade, que serão beneficiados pela gestão organizacional e de controle de prazos; seja pela empresa contratante, que terá um sistema unificado, tendo acesso instantâneo às atualizações e relatórios de riscos, acompanhando a o trabalho do setor jurídico que lhe presta serviço.

Subdivisões do departamento jurídico no controle de carteira massificada

Entende-se como setor jurídico interno aquele que se encontra ipsis litteris integrado à empresa, ou seja, são os profissionais do direito contratados para – além de outras atividades essenciais, que serão discutidas no decorrer deste artigo –, prestar o suporte inicial às demandas processuais e administrativas, quando estas passam a ser de conhecimento da empresa demandada. Por outro lado, entende-se como setor jurídico externo os escritórios de advocacia contratados por essas empresas, para tratar, de fato, da mecânica e condução da lide perante os órgãos do judiciário, fiscais e administrativos.

Em resumo, tratando-se diretamente da dinâmica prática da condução dos processos judiciais, o departamento jurídico interno atua como uma frente de apoio àquilo que será essencial para a efetivação do trabalho do jurídico externo, como o envio de processos, fornecimento de subsídios, aprovação de estratégia, dentre tantas outras demandas essenciais ao bom funcionamento da carteira processual.

E muito além, o departamento jurídico interno possui diversas outras atribuições, sendo frente nos indicadores de performance e na busca pela redução da judicialização, atuando internamente com medidas preventivas de resolução de disputas e desenvolvimento de técnicas de governança, aprimorando fluxos e procedimentos internos, que resultem em uma efetiva prevenção e eficiência nas demandas em curso.

Aplicabilidade – gestão jurídica por meio de plataformas digitais (softwares)

A gestão jurídica, por meio de plataformas digitais, permite o acompanhamento remoto de processos judiciais e administrativos. Também é possível gerenciar a agenda dos profissionais e acompanhar as atividades do departamento. Os softwares jurídicos proporcionam um gerenciamento completo, alguns sistemas também notificam os advogados quando surgem novas intimação ou quando há alguma alteração em seu nome ou empresa. Algumas de suas principais funcionalidades são as aqui elencadas:

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• Gestão de prazo e atualizações em tempo real.
• Redução do tempo estimado nas alterações decorrentes da fusão de dados (entrada e saída de processos, mudanças de status em geral).
• Formulação de relatórios automatizados, trazendo estatísticas práticas e exatas da evolução das demandas.
• Controle de risco e possibilidade de melhor compreender o cenário jurídico sobre determinada demanda.
• Automação de demandas repetitivas, possibilitando o melhor aproveitamento de tempo para questões estratégicas.

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Através da automatização das atividades departamentais, o tempo operacional é reduzido e a integração com outros programas facilita o controle de prazos. Em suma, a tecnologia permite fazer atender às demandas com menos burocracia, mais agilidade e eficiência, otimizando o tempo da operação e auxiliando gestores a alcançarem desempenho estratégico (valendo-se tanto para o jurídico interno quanto para o externo, tendo em vista que ambos os setores possuem metas para minoração de risco e visão projetada para redução do quantitativo de demandas, ou seja, visão sistêmica e atuação preventiva).

Em primeiro lugar, o software pode ser utilizado para calcular prazos de forma automatizada, permitindo que os advogados dediquem menos tempo a tais atividades técnicas e se concentrem no conteúdo do próprio processo, ou, como dizemos no direito, na matéria. Mas não só isso. O ponto mais importante relacionado ao controle de prazos é a possibilidade de manter uma organização mais regulamentada no departamento, aqui entendido como jurídico externo – isso porque a tecnologia utilizada nos softwares jurídicos permite a integração dos próximos prazos e próximos vencimentos com a agenda utilizada pelos profissionais, que também está dentro do programa.  

Ao otimizar suas atividades e integrar seu software jurídico a outros softwares, você consegue ter uma visão sistemática da sua empresa. Em outras palavras, todos os aspectos organizacionais podem ser visualizados e monitorados. Esta visão não só faz avançar o trabalho que estamos a realizar agora, mas também outros esforços, por exemplo, você está trabalhando em um processo, mas os dados podem ajudá-lo a resolver outra operação.

Assim, visando a diminuir os riscos que envolvem o gerenciamento de uma carteira de volume, principalmente pelo quantitativo de processos e prazos tramitando simultaneamente, um bom sistema de gerenciamento pode auxiliar as equipes no cumprimento de prazos, fornecendo acesso rápido e unificado a informações essenciais.

A unificação de dados é de extrema importância pois, considerando o comum distanciamento territorial entre os envolvidos – empresa, jurídico interno e jurídico externo –, que normalmente estão situados em regiões geográficas distintas, torna-se indispensável a utilização de sistema de integração, considerando o fluxo de informações trocadas simultaneamente, bem como a entrada e saída de processos, possibilitando assim a comunicação satisfatória dos atos a qualquer tempo e a qualquer distância.

A necessidade de centralizar informações faz com que gestores de departamentos jurídicos e membros de equipes optem cada vez mais por usar software jurídico, que concentra de forma sistematizada as demandas judiciais, recebidas, em andamento ou concluídas, assim como todos os assuntos relacionados às solicitações de ambas as frentes (empresa e departamento jurídico) a serem cumpridas dentro do prazo cominado.

Quanto ao gerenciamento de prazos, esse tópico deve ser, sem sombra de dúvida, o pilar de um setor jurídico massificado, tendo em vista ser um dos maiores desafios dos profissionais que exercem a advocacia contenciosa. Lidamos, nesse cenário, com inúmeros prazos que precisam ser rastreados e cumpridos tempestivamente. O jurídico externo, que lida com demanda de contenciosa de massa, têm a missão de certificar as datas de despachos, publicações, notas de casos e outras alterações processuais, objetivando mapear os prazos em aberto e cumpri-los da maneira adequada.

Como é sabido, processualmente, tanto o autor quanto o réu precisam se manifestar tempestivamente nos autos para que tenham o requisito essencial de pleitear. Isso significa que os prazos judiciais ou legais devem ser rigorosamente respeitados e manifestados em momento oportuno, sob pena de preclusão (perda da capacidade de se manifestar em razão da inobservância do prazo para prática do ato dentro do período conferido por lei).

Assim, a agenda integrada aos atos do processo facilita o trabalho do advogado responsável, bem como traz as atualizações disponíveis para os gestores da empresa contratante, o que facilita o controle daquele serviço que lhe é prestado. Ao verificar um compromisso, por exemplo, para um mês ou semana, o jurídico externo possui uma visibilidade completa do que está acontecendo naquele processo. Ao conseguir realizar esta avaliação dos movimentos processuais, é possível ter um maior controle sobre os prazos e, assim, manter todos os processos atualizados e todos os atos tempestivos.

Em um panorama geral, e não somente versando sobre o controle de prazo, os dados coletados e armazenados através dos sistemas de gestão processual não são de interesse apenas de um advogado, estagiário, analista ou assistente, tornando um facilitador o compartilhamento de dados e atualizações. Além disso, por consequência da própria gestão, é necessária a comunicação com outros setores, especialmente de gerência e finanças.

Podemos ainda destacar que o software jurídico contencioso oferece um amplo conjunto de benefícios, como a automatização de peças, gestão de diagnósticos de riscos jurídicos, relatórios de gestão personalizáveis ​​e aumento do nível de segurança da informação.

Uso da tecnologia para na minoração de danos e prevenção de riscos

Quando se trabalhar com gestão de litígios, é necessário desenvolver métodos de prevenção de erros. Isto requer acesso a alguns dados, por exemplo, relacionados com ações judiciais que são mais frequentemente movidas por e contra a empresa. Usando essas informações, você pode ter um parâmetro do que deu certo ou não. Com a utilização da tecnologia é possível coletar e analisar todos os dados disponíveis na rede, estes relatórios ajudarão assim o advogado na preparação para a reunião, audiência ou elaboração de relatórios de risco.

Importante deixar claro que a utilização de softwares jurídicos possui duas frentes principais que podem em muito se desenvolver, trazendo inúmeras utilidades. O planejamento operacional se vale das facilidades mencionadas no item anterior (2), como mencionado acima, enquanto a gestão estratégica envolve os argumentos aprofundados, o controle de risco, a compreensão do judiciário sobre determinado tema, objetivando a redução de conflitos por medidas preventivas, que só é possível mensurar quando se possui uma gestão eficiente, com coleta de dados.

O trabalho em conjunto possui objetivos claros e primordiais, de, muito além de evitar condenações, entender o comportamento do consumidor e do Judiciário, antecipando-se e adaptando-se a ele. Com isso, apresentando-se de maneira mais robusta, convincente e confiável perante as demandas.

Conclusão

Nessa sistemática, não importando a dimensão da empresa, sendo ela atendida por um departamento jurídico externo, torna-se indispensável o uso de plataformas de gerenciamento e unificação de dados.  O objetivo principal dessas ferramentas tecnológicas, além de facilitar a comunicação entre os envolvidos – empresa, jurídico interno e jurídico externo –, é auxiliar na gestão estratégica da carteira processual de volume (contencioso massificado).

A gestão contenciosa busca uma organização mais eficiente das operações jurídicas, inclusive proporcionando atuação preventiva nas solicitações, reduzindo erros e aumentando a chance real de uma decisão favorável. Outros benefícios da presença tecnológica na advocacia é a transparência das informações, maior assertividade nas tarefas, além da redução de atividades repetitivas e burocráticas.

A transformação digital no setor jurídico levou à integração da tecnologia na gestão do departamento jurídico ou escritório de advocacia. Com a ajuda de softwares jurídicos, os advogados podem obter informações muito mais claras sobre os detalhes de cada reclamação, o que aumenta a rapidez e a precisão do trabalho realizado.

Isso significa que compreender e se adaptar ao uso da tecnologia pode produzir resultados deveras positivos para os operadores do Direito.

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Créditos da Imagem: Unsplash

Artigo publicado originalmente na coluna Jota.